Vedení jednoduchého a klasického účetnictví spolkem v souvislosti přijetím dotace v EUR a možným vykázáním souvisejících kurzových rozdílů

Question

Dobrý den,
obracíme se na Vás s žádostí o radu týkající se povinnosti vést podvojné účetnictví a možnosti minimalizovat kurzová rizika při přijetí zahraniční dotace.
Jsme nově vzniklá organizace In Aspectu, která funguje na dobrovolnické bázi. 
V současnosti máme na eurovém bankovním účtu přibližně 100 EUR a na korunových účtech disponujeme pouze minimálními prostředky. Zatím vedeme jednoduché účetnictví. Bankovní účet máme EUR i CZK u Fio banky.
Získali jsme grant od Domu zahraniční spolupráce (DZS) v celkové výši přibližně 62 000 EUR. Předpokládáme, že nám bude ještě před koncem letošního roku vyplacena záloha ve výši 40 % přiděleného grantu.
Vzhledem k tomu, že jsme nová organizace s velmi omezenými finančními a administrativními kapacitami, rádi bychom zvolili účetní řešení, které bude v souladu s právními předpisy a zároveň pro nás nebude představovat zbytečnou finanční a administrativní zátěž.
Rádi bychom si ověřili, zda máme jako organizace našeho typu povinnost vést podvojné účetnictví, případně zda můžeme za určitých podmínek pokračovat v jednoduchém účetnictví.
Pokud by to právní předpisy umožňovaly, preferovali bychom zůstat u jednoduchého účetnictví alespoň po zbytek letošního roku. V tomto období očekáváme především přijetí výše uvedené zálohy, zatímco naše skutečné výdaje budou nulové nebo velmi nízké.
Přechod na podvojné účetnictví by pro nás v současnosti znamenal dodatečné náklady na účetní software a případně externí účetní služby, které se vzhledem k omezenému rozsahu naší dosavadní činnosti snažíme minimalizovat.
Naší hlavní obavou jsou případné kurzové ztráty související s přijetím grantu v EUR, zejména s ohledem na jejich možný dopad na vykázaný hospodářský výsledek.
Předpokládáme následující situaci:
Před koncem roku obdržíme zálohu ve výši přibližně 24 800 EUR na eurový bankovní účet.
K 31. 12. bude nutné zohlednit případný kurzový rozdíl mezi kurzem při přijetí prostředků a kurzem rozhodným pro účetní závěrku, pokud se na nás tato povinnost vztahuje.
V důsledku případného přecenění by nám mohla vzniknout kurzová ztráta, která by při minimálních výnosech a téměř nulových výdajích mohla vést k vykázání záporného hospodářského výsledku. 
Podle informací, které máme k dispozici, DZS zavádí pravidla, podle nichž mohou mít organizace vykazující ztrátový hospodářský výsledek méně výhodné podmínky financování, například povinnost kompletního předfinancování projektu. Tato možnost by pro nás byla vzhledem k našim současným finančním kapacitám prakticky nerealizovatelná.
Nejsme si jisti, jaká pravidla se na naši situaci vztahují v případě jednoduchého účetnictví a jak by se postup lišil při vedení podvojného účetnictví.
Rádi bychom proto získali odpověď na následující otázky:
a) Pokud můžeme zůstat u jednoduchého účetnictví:
Je v našem případě nutné k 31. 12. přeceňovat zůstatek na eurovém bankovním účtu? Pokud by nám v důsledku kurzového přecenění vznikla ztráta, existuje nějaký právně a účetně správný způsob, jak její dopad na konečný výsledek zmírnit?
Napadá nás například možnost přijetí daru do pokladny od podporovatele před koncem účetního období, kdy již budeme znát v přibližné výši případné kurzové ztráty. Rádi bychom však ověřili, zda by takový postup skutečně mohl vést k požadovanému výsledku a za jakých podmínek by byl účetně a daňově správný.
b) Pokud bychom museli vést podvojné účetnictví:
Jakým způsobem by se v tomto případě účtovalo o přijaté záloze v EUR a o případných kurzových rozdílech k 31. 12.?
Jaký by byl dopad těchto operací na účetní závěrku a vykázaný výsledek hospodaření? Existuje v rámci platných účetních pravidel nějaký vhodný postup, který by nám umožnil předejít tomu, aby samotné kurzové přecenění vedlo k vykázání ztráty?
Možnost alternativního řešení: Přijetí dotace na korunový účet
Zvažujeme také možnost poskytnout DZS číslo korunového bankovního účtu, na který by nám byla dotace zaslána. Případnou konverzi EUR na CZK by tak provedla banka při příchozí platbě.
Uvědomujeme si, že tím kurzové riziko nemusí zcela zmizet a že mohou vzniknout jiné kurzové rozdíly, například při následném vykazování projektu v EUR. Předpokládáme však, že případné finanční dopady bychom v pozdější fázi projektu mohli lépe pokrýt.
Je z účetního a daňového hlediska takové řešení vhodné? Mohlo by nám přijetí prostředků na korunový účet pomoci omezit riziko kurzové ztráty v letošním účetním období, nebo by to vzhledem k příslušným účetním pravidlům nemělo zásadní význam? Také tím, že máme Fio banku, a je tedy možné, že bychom ve výsledku přišli o ještě větší částku díky směnnému kurzu, dle kterého se Fio banka řídí.

Předem děkujeme za Váš čas a pomoc.
Lenka Kadeřábková

Miroslava Nebuželská · Accepted Answer

Děkujeme za praktický dotaz. Jako spolek v současné situaci vést jednoduché účetnictví můžete a to i po přijetí dotace. Klasické účetnictví je spolek povinnen vést až po překročení limitu 3 mil. Kč ročních příjmů nebo majetku (u vás zejména peníze na účtě), přičemž spolek nesmí být plátce DPH, což není. Tedy zákon vám změnu nenařizuje, z pohledu legislativy můžete v jednoduchém účetnictví pokračovat.

Jediné, co by mohlo způsob vedení účetnictví ovlivnit jsou požadavky poskytovatele dotace. Někdy poskytovatelé chtějí vidět vedené účetnictví, trvají na odděleném účtování dotace nebo jiných podmínkách, které bez klasického (podvojného) účetnictví nezajistíte.

Pokud byste byli (poskytovatelem nebo jinými okolnostmi) nuceni vést klasické účetnictví a opravdu z nějakých důvodů nebudete chtít vykázat ztrátu, které by mohla přepočtem stavu bankovního účtu vzniknout, pak ano, lze takovou ztrátu dokrýt neúčelovými dary, i když to moc logiku nedává. A ano, dotaci lze nechat poslat na korunový účet, čímž se v první fázi kurzovému rozdílu vyhnete. U EUR dotací však vždy nejpozději ke konci projektu nějaký rozdíl nastane, typicky poskytovatel předepisuje vyúčtovávací kurz, zatímco vy máte v účetnictví kurz ČNB, příjem v EUR, náklady v CZK i EUR... zkrátka těch měnových proměnných je tam poměrně dost. Možností je též vést účetnictví ve funkční měně EUR, nicméně pak se zase CZK přepočítávají do EUR, tedy pak by byla otázka kolik bude na účtě CZK, kolik organizace potenciálně bude mít pohledávek nebo závazků hv CZK razených později, kde by kurzové rozdíly pak mohly vznikat.