smlouva o výkonu funkce spolek

Question

Jsme malý spolek (5 členek). Dvě zakladatelky tvoří zároveň dvoučlenné předsednictvo jako statutární orgán. Od 1. 11. 2026 obě zaměstnáváme na plný úvazek na provozní pozice (kreativní ředitelka; finanční a produkční ředitelka). Financujeme se převážně z grantů EU a z dotací.

1. Souběh funkce a pracovního poměru u spolku. Judikatura k neplatnosti pracovní smlouvy, jejímž předmětem je výkon funkce statutárního orgánu, se týká obchodních korporací. Jak se na to díváte u spolku? Postačí, když je druhem práce konkrétní provozní činnost, podrobná náplň je v příloze a smlouva výslovně uvádí, že jejím předmětem není výkon funkce člena statutárního orgánu? Hrozí riziko, že poskytovatel dotace označí mzdové náklady za nezpůsobilé?

2. Schvalování mzdy při střetu zájmů. Stanovy svěřují personální rozhodnutí předsednictvu, které ale tvoří právě ty dvě zaměstnávané osoby. Zvolily jsme postup, kdy valná hromada (všech 5 členek) schválila zřízení pracovních míst a mzdové rozpětí a pověřila předsednictvo stanovením konkrétní částky. Smlouvy podepisujeme křížem — jedna členka předsednictva podepisuje za spolek smlouvu té druhé — s odkazem na § 437 občanského zákoníku. Je to dostatečné, nebo doporučujete něco doplnit?

3. Evidence odpracované doby. Je u mzdových nákladů hrazených z grantů na bázi skutečných nákladů nutná evidence odpracované doby po projektech i tehdy, když má zaměstnanec jediného zaměstnavatele a plný úvazek?

Ivana Doubková · Accepted Answer

Ačkoliv se judikatura souběhu funkce a pracovního poměru v praxi vyvíjela primárně na sporech jednatelů s.r.o. a členů představenstev akciových společností, opírá se o obecné principy soukromého práva a vztahuje se proto na veškeré právnické osoby. Pravidla o zákazu souběhu funkcí se plně vztahují i na spolky. Statutární orgán z povahy věci nemůže vykonávat závislou práci sám pro sebe v oblastech, které spadají do obecného řízení organizace, chybí zde totiž základní znak pracovního poměru, tedy vztah nadřízenosti a podřízenosti.
Zatímco pozice zaměřená čistě na tvůrčí či odbornou činnost (např. dramaturgie a konkrétní realizace) je právně obhajitelná, pozice typu „finanční a produkční ředitelka“ představuje riziko. Strategické řízení financí, rozpočty a nakládání s majetkem ze zákona náleží statutárnímu orgánu. Doporučuji proto pozici zúžit čistě na výkonnou projektovou činnost (např. koordinátorka dílčího projektu, projektová produkční) a z popisu práce zcela vyškrtnout jakékoliv obecné finanční řízení a rozhodovací pravomoci o chodu spolku.
Dotační kontroly a auditoři běžně křížově porovnávají personální obsazení projektů se zápisem ve spolkovém rejstříku. Pokud dojdou k závěru, že vyplacené mzdy ve skutečnosti kryly běžný výkon působnosti statutárního orgánu, označí tyto náklady za nezpůsobilé a spolku hrozí řízení o odvodu za porušení rozpočtové kázně.

Zvolená konstrukce vzájemného („křížového“) podepisování smluv či mzdových ujednání statutárními zástupkyněmi je podle ustálené judikatury Nejvyššího soudu právně neudržitelná. Dovolací soud dlouhodobě dovozuje, že situace, kdy členové téhož orgánu sledují shodný osobní zájem na sjednání výhodných podmínek a podepisují si dokumenty navzájem, představuje nepřípustné obcházení zákona. Pouhé formální rozdělení podpisů střet zájmů ve smyslu § 437 občanského zákoníku neodstraňuje, protože ani jedna z dotčených osob nemůže spolek zastupovat nestranně a s péčí řádného hospodáře.
V obecné rovině je k narovnání stavu nezbytné přenést rozhodování na nejvyšší orgán spolku, tedy členskou schůzi (kterou ve svém dotazu označujete jako valnou hromadu). Právě tento orgán všech členek musí schválit konkrétní věcné a finanční podmínky. Z právního hlediska je přitom nutné ohlídat tři klíčové podmínky: sjednaná práce nesmí zahrnovat řídící činnosti statutárního orgánu, aby nedošlo k nepřípustnému souběhu funkcí, dotčené členky nesmí o schválení svých vlastních smluv hlasovat a k podpisu smluv jménem spolku musí být usnesením pověřena nezávislá osoba mimo jakýkoliv střet zájmů.

Vedení evidence pracovní doby  je zákonnou povinností zaměstnavatele bez ohledu na velikost spolku či rozsah úvazku (§ 96 zákoníku práce). Za její absenci nebo nesprávné vedení hrozí citelné pokuty od inspekce práce.
Z pohledu dotačních kontrol však pouhá běžná evidence pracovní doby nestačí. Poskytovatelé dotací standardně vyžadují podrobné analytické výkazy práce (tzv. timesheety), které prokazují přímou vazbu odpracovaného času na konkrétní projektové aktivity. Zvláště při čerpání více grantů současně je detailní rozpis hodin jediným způsobem, jak doložit způsobilost osobních nákladů a spolehlivě vyloučit riziko dvojího financování. Bez ohledu na obecně závazné předpisy má pak vždy poskytovatel dotace právo stanovit vlastní podmínky čerpání a prokazování nákladů, které mohou jít výrazně nad požadavky účetních, mzdových,  daňových či dalších předpisů.