Proplácení hotovostních účtenek zpětně - jak správně zadat pokladní doklady

Question

Dobrý den, 
jak se správně zapisují pokladní doklady - datum vystavení výdajového pokladního dokladu? Stává se, že obdržím pokladní doklady až po delším časovém úseku a třeba najednou za různé dny. Mohu vystavit výdajový pokladní doklad v den, kdy tyto doklady obdržím a mohu do jednoho data vystavení posčítat paragony z různých dní nebo musím napsat datum vystavení, které je také na daňovém dokladu od prodejce a pak teda zapisovat každý doklad a k tomu výdajový doklad zvlášť? Např. při pořádání příměstských táborů mi vedoucí přinesou paragony až po skončení tábora, někdy i třeba 3 týdny po skončení tábora, ale samozřejmě na paragonech je datum vystavení i před začátkem tábora. Jde mi o to, že pokud budu zapisovat výdajový pokladní doklad dle data vystavení paragonu, tak nemůžu udržet posloupnost v dokladové řadě, protože mezitím vystavuji výdajové pokl. doklady k nimž dostávám paragony hned ten den. Nevím jak to dělat, aby to bylo správně. Podotýkám, že vedeme vše v papírové podobě. Děkuji za odpověď

Miroslava Nebuželská · Accepted Answer

Pokud výdaje uskutečňuje zaměstnanec nebo třetí osoba a pak vám přinese účtenky, pak je správné udělat výdajový pokladní doklad až v den, kdy vydáváte peníze. Výdajový doklad je vůči zaměstnanci nebo jiné třetí osobě, tedy v praxi se často účtuje závazek vůči příslušné osobě a ten se uhradí pokladnou nebo bankou. 
Pokud chcete účtenky sdružit, je to možné, přílohou dokladu jsou pak jednotlivé účtenky, které případně sdružíte podle nákladových druhů a zaúčtujete na příslušné analytiky v položkách dokladu.

Problém bývá, když je to přes dvě účetní období nebo když potřebujete kvůli dotaci v účetním deníku mít jednotlivé náklady v dané datumy a s příslušnými údaji o dodavateli a popis nákupu. Pak je správným postupem zadání účtenek jednotlivě do ostatních závazků - závazků vůči zaměstnanci nebo jiné třetí osobě - a tyto závazky pak uhradíte pokladnou nebo bankou opět jedním dokladem.

Nejméně správný, ale často používaný postup je ten, že se doklady zadají do pokladny zpětně s datumy, co jsou na účtenkách. To, že číselná řada neodpovídá datumové řadě, není zase až takový problém, ale je problém, že to celé neodpovídá realitě a že měníte zpětně stav pokladny.