Faktura hrazená ze soukromého účtu fyzické osoby

Question

Dobrý den, řeším teď vyúčtování příměstských táborů v jednotlivých obcích v našem území. Domluva je taková, že vedoucí táborů musí objednávat na naši organizaci, následně nám předají fakturu, na které je příjemcem naše organizace a my fakturu dodavateli uhradíme. Nyní se nám stalo, že sice je na faktuře naše organizace jako příjemce, ale vedoucí tábora uhradila fakturu ze svého účtu a teď ji chce od nás proplatit na účet ne hotově. Jak správně postupovat? Nemohu ji asi zařadit do faktur, protože dodavateli uhradila částku fyzická osoba vedoucí tábora ze svého osobního účtu? Využiji interní doklad k zaúčtování a úhradě na osobní účet vedoucí příměstského tábora? Z faktury vyplývá, že byla uhrazena jako záloha a já jsem dostala od vedoucí k proplacení daňový doklad na její osobní účet, tj. na faktuře je uvedeno NEPLAŤTE.  Děkuji za radu.

Miroslava Nebuželská · Accepted Answer

Fakturu jako takovou určitě přijmout můžete - je na ní organizace a je na ní popsáno plnění, tedy vy víte, že je to v souladu s činností organizace. Ideální postup - který si můžete dle uvážení zjednodušit - je zadat fakturu standardně do faktur v plné výši, tedy ve výši bez odečtené zálohy, bude na účtu 321 - Dodavatelé. 
Následně k datu úhrady fyzickou osobou zadáte závazek vůči této osobě ideálně do ostatních závazků, pokud to není zaměstnanec, tak účet 379 - Ostatní závazky, pokud je zaměstnancem, pak 333 - Závazky vůči zaměstnancům. Na straně MD použijete buď rovnou účet 321 - Dodavatelé nebo jestli chcete promítnout celý proces perfektně, pak 314 - Poskytnuté zálohy. Pokud jste použila účtování přes zálohy, tak odečtete zálohu na přijaté faktuře (můžete si dle potřeby v systému i vytvořit zálohový doklad) - účtování MD 321 / D 314.  Tím máte uhrazenou fakturu. Za mne použití zálohy není nezbytné a je možno účtovat rovnou proti 321 a fakturu si v systému označit jako urhazenou. 
Poslední co zbývá je uhradit závazek vůči třetí osobě. Příslušný ostatní závazek můžete dát do platebního příkazu, uhradit bankovním převodem a následně si platbu se závazkem spárovat.